1Tijdschrijven
Dit onderdeel speelt een centrale rol: hier registreert elke individuele medewerker de tijd die aan een project of taak is besteed. Op het elektronische tijdschrijfformulier staan de projecten/taken, waaraan de medewerker de laatste maand heeft gewerkt of waarvoor deze is ingepland, al standaard ingevuld, zodat alleen de bestede tijd hoeft te worden ingevuld. Nieuwe projecten/taken kunnen op eenvoudige wijze aan het formulier worden toegevoegd.

 Het tijdschrijfscherm in Systim

2Planning

Dit onderdeel is vooral bedoeld voor projectleiders of afdelingshoofden. Hier kunnen per project de uren per medewerker worden ingepland. Dit gebeurt op weekbasis en kan voor een heel jaar vooruit of voor de loop van een project worden gedaan.

Om de invoer te vereenvoudigen kan de planning van een vorig jaar worden gekopieerd en is het mogelijk om in een keer één of meerdere medewerkers in een bepaalde periode in te plannen. Bij het ingeven van de planning wordt steeds het resterende urenbudget getoond, zodat men steeds zicht heeft op het aantal nog in te plannen uren. Per project kan daarnaast worden aangegeven of de medewerker zelf de planning mag ingeven. Verlof bijvoorbeeld wordt meestal door de medewerker zelf ingepland.

Met behulp van het werkplan kunnen medewerkers hun eigen weekplanning inzien.

3Projecten

Dit onderdeel is in principe alleen toegankelijk voor de projectleiders om nieuwe projecten of taken toe te voegen of bestaande gegevens te wijzigen. Uiteraard moet een project of taak eerst zijn ingevoerd voordat hierop tijd kan worden geschreven. Naast een aantal standaardzaken kan per project worden aangegeven welke medewerkers tot het projectteam behoren en in welke taken het project is onderverdeeld. Dit laatste is overigens optioneel. Daarnaast is er ruimte gereserveerd voor de financiële planning. Op verschillende tabbladen kan informatie worden opgeslagen over het budget en de geplande en gerealiseerde inkomsten en uitgaven.

 Het projectenscherm in Systim

4Medewerkers

Dit onderdeel is in principe alleen toegankelijk voor de applicatiebeheerder om nieuwe medewerkers toe te voegen of bestaande gegevens te wijzigen. Uiteraard moet een medewerker eerst zijn opgenomen in de personeelsadministratie voordat deze tijd kan schrijven. Naast een aantal standaardzaken kan per medewerker worden aangeven tot welke tariefgroep deze behoort. Hiermee kan de tijdsbesteding worden vertaald naar financiële kosten.

5Uitvoer

Dit onderdeel is bedoeld voor geïntegreerde informatievoorziening voor het management, de projectleiders, het secretariaat of de medewerker zelf.

Omdat de gegevens op het laagste niveau worden ingevoerd is het mogelijk om per project of groep van projecten overzichten samen te stellen van de bestede en ingeplande uren gedurende een bepaalde periode, eventueel in combinatie met de financiële resultaten.

Daarnaast kan per project de voortgang worden opgevraagd. Daarbij gaat het om vragen als: welke projecten zijn afgerond, welke projecten naderen hun voltooiing, waar dreigen overschrijdingen?

Alle overzichten kunnen op het scherm worden bekeken, geprint of geëxporteerd naar een bestand (Excel, ASCII, dBase,e.d.) voor verdere bewerking.