Naam module

Inlezen exportbestand scansoftware

Doel module

De meeste tijd bij het onderhouden van het vestigingenregister gaat zitten in het verwerken van de enquêteformulieren. Dit kan gelukkig vanaf nu een stuk sneller door middel van het scannen van de enquêteformulieren.

Het enquêteformulier wordt eerst met een scanner gedigitaliseerd. Daarna wordt de geschreven grafische tekst op het formulier geanalyseerd en omgezet naar leesbare cijfers en letters. Zodra het formulier is gescand, wordt het meteen binnengezet in VR-beheer.

Vervolgens vinden er een aantal automatische controles plaats (bestaat het adres, is de afwijking van de werkgelegenheid t.o.v. vorig jaar niet te groot etc). Het resultaat van de gescande formulieren kan met een druk op de knop worden doorgevoerd in VR-beheer.

Daarnaast is het gescande enquêteformulier per vestiging als een grafisch TIFF-bestand beschikbaar. Het formulier kan vanuit het vestigingenscherm worden opgeroepen waarna zowel de voor- als achterkant bekeken kan worden (aparte module, zie ook Gedigitaliseerde enquêteformulierverwerking). Het zoeken, sorteren en archiveren van de papieren enquêteformulieren behoort hiermee tot het verleden.

De voordelen van deze module op een rijtje:

1. Vestigingen worden automatisch binnengezet op het moment dat ze gescand worden. Dit hoeft dus niet meer apart te gebeuren en u bent altijd op de hoogte van de voortgang van de enquête.

2. Bij het scannen wordt gekeken of een vestiging verhuisd is. Indien dit het geval is wordt automatisch het adres opgezocht in VR-beheer op basis van de postcode/huisnummer combinatie. Adresmutaties worden op deze manier ook automatisch verwerkt en hoeven dus niet meer later handmatig te worden opgezocht en aangepast.

3. Grote verschillen in werkzame personen worden tijdens het scannen al gedetecteerd en kunnen direct gecorrigeerd worden.

4. De gedigitaliseerde enquêteformulieren (TIFF-bestanden) worden tijdens het scannen automatisch op de juiste locatie op het netwerk geplaatst, zodat de module Gedigitaliseerde enquêteformulierverwerking er meteen gebruik van kan maken. De formulieren hoeven dus niet meer op de reguliere manier te worden ingelezen. Elk gescand formulier is daardoor direct vanuit het vestigingenscherm beschikbaar.

5. Het resultaatbestand van de scansoftware wordt met een druk op de knop in VR-beheer ingelezen. Indien er problemen worden geconstateerd, dan wordt alleen het veld waardoor het probleem werd veroorzaakt niet verwerkt. De overige velden worden echter wel verwerkt. De geconstateerde problemen worden in een apart bestand opgeslagen.

Het probleembestand kan bekeken en doorlopen worden via een aparte menu-optie. U krijgt alleen de velden te zien die een probleem hebben veroorzaakt en wat daar de reden van was. M.b.v. de ENTER-toets kan de vestiging opgeroepen worden in het vestigingenscherm, waar de mutatie eventueel alsnog kan worden doorgevoerd.
U kunt deze optie overigens ook gebruiken om op een efficiënte manier de probleemgevallen van de maandelijkse KvK-mutatieverwerking te doorlopen.

6. Deze module kan ook gebruikt worden om andere externe bestanden te verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestanden die afkomstig zijn van de internet-enquête.